Datenschutz­erklärung

1. Grundlegendes

Diese Datenschutzerklärung soll die Nutzer dieser Website über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch den Websitebetreiber Open Search Foundation e.V. (nachfolgend „wir“/ „uns“) informieren.

2. Verantwortlicher

Open Search Foundation e.V.
Schorn 6
82319 Starnberg

3. Erhebung personenbezogener Daten

Wir erheben folgende Kategorien personenbezogener Daten von Nutzern:

Vom Nutzer bereitgestellte Informationen: Name, Nachname, E-Mail-Adresse, Postanschrift und alle anderen Informationen, die der Nutzer freiwillig über Formulare auf der Website oder durch Kontaktaufnahme per E-Mail bereitstellt.
Automatisch gesammelte Informationen: IP-Adresse, Webbrowser, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Besuchs, besuchte Seiten und andere technische Informationen im Zusammenhang mit dem Zugriff auf und der Nutzung der Website.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

Bereitstellung der Website: Wir verwenden personenbezogene Daten, um Nutzern den Zugriff auf und die Nutzung der Funktionen der Website zu ermöglichen, wie z.B. das Kontaktieren von uns oder das Abonnieren des Newsletters.

Kommunikation mit Nutzern: Wir verwenden personenbezogene Daten, um Anfragen von Nutzern zu beantworten, ihnen Newsletter oder andere Mitteilungen zu senden oder sie über Veranstaltungen zu informieren.

Betrugsprävention: Wir verwenden personenbezogene Daten, um Betrug zu verhindern und die Sicherheit der Website zu schützen. Mehr Informationen Sie im Punkt 12 dieser Erklärung.

Analyse und Verbesserung der Website: Wir verwenden personenbezogene Daten, um die Nutzung der Website zu analysieren und Verbesserungen vorzunehmen. Zum Beispiel können wir diese Daten verwenden, um die beliebtesten Seiten zu identifizieren, besser zu verstehen, wie Nutzer auf der Website navigieren, und technische Probleme zu beheben.

5. Weitergabe personenbezogener Daten

Wir teilen personenbezogene Daten mit folgenden Dritten:

Dienstleister: Wir verwenden Drittanbieter, um uns bei der Bereitstellung der Website zu unterstützen, wie z.B. Webhosting, E-Mail-Versand und Webanalyse. Unsere Dienstleister haben nur in dem Maße Zugriff auf personenbezogene Daten, wie es zur Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist.

Zuständige Behörden: Wir können personenbezogene Daten an zuständige Behörden weitergeben, wenn wir der Meinung sind, dass dies erforderlich ist, um das Gesetz einzuhalten oder unsere Rechte oder die Rechte Dritter zu schützen.

Unsere Dienstleister sind:

Cleverreach: Wir verwenden Cleverreach für den Versand unseres Newsletters. Cleverreach kann personenbezogene Informationen wie Name, Nachname und E-Mail Adressen sammeln. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Cleverreach finden Sie in der Datenschutzerkärung der CleverReach GmbH & Co. KG.

Guestoo: Wir verwenden Guestoo der Code Piraten GmbH, um unsere Veranstaltungen zu organisieren, insbesondere teilnehmende Personen zu überblicken und zu kontaktieren. Guestoo kann personenbezogene Informationen wie Name, Nachname, Mailadresse, Firma, Telefonnummer und Adresse sammeln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung  der Code Piraten GmbH.

Hetzner: Wir nutzen die Dienstleistungen der Hetzner Online GmbH um unsere Website zu hosten. Hetzner kann insbesondere Server-Logfiles, also unter anderem Informationen zum Typ und Version des verwendeten Browsers, Uhrzeit, Datum oder Ihre anonymisierte IP-Adresse verarbeiten. Weitere Informationen finden Sie in der  Datenschutzerklärung der Hetzner Online GmbH.

6. Datenweitergabe an Dritte

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten anderen Personen und Unternehmen wie Webhostern, Auftragsverarbeitern oder Dritten offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis , Ihrer Einwilligung oder eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht.

7. Übermittlung in ein Drittland

Die von dieser Website gesammelten personenbezogenen Daten werden in Deutschland gespeichert. Sofern wir Daten in einem Drittland (d. h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder der Offenlegung bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse verarbeiten wir oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten, d. h. die Verarbeitung erfolgt z. B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

8. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur solange gespeichert, wie es für die Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder – soweit darüber hinaus gehende gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. § 147 AO und § 257 HGB) bestehen – für die Dauer der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrung. Im Anschluss werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

9. Verpflichtung zur Bereitstellung der Informationen

Sie sind nicht dazu verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Im Einzelfall kann die Bereitstellung der Daten jedoch erforderlich sein. Sofern Sie die jeweiligen personenbezogenen Daten in diesem Fall nicht zur Verfügung stellen, können Sie unsere Dienste möglicherweise nicht nutzen.

10. Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft – Art. 15 DSGVO
Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
Recht auf Widerspruch – Art. 21 DSGVO
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – Art. 77 DSGVO
Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung – Art. 7 Abs. 3 Nr. 1 DSGVO
Um ihre Rechte auszuüben, können Sie uns unter kontaktieren.

11. Datensicherheit

Unsere Website ist verschlüsselt. Wir nutzen zur Datensicherung das sog. SSL-Verfahren zusammen mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Darüber hinaus bedienen wir uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweise oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

12. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Verarbeitungsvorgängen

Website Nutzung
Wir erheben aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO) Daten über Zugriffe auf die Website und speichern diese als „Server-Logfiles“ auf dem Server der Website ab. Folgende Daten werden so protokolliert:

Besuchte Website
Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
Menge der gesendeten Daten in Byte
Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
Verwendeter Browser
Verwendetes Betriebssystem
Verwendete IP-Adresse
Die Server-Logfiles werden für maximal sieben Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Die Speicherung der Daten erfolgt aus Sicherheitsgründen, um z. B. Missbrauchsfälle aufklären zu können. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, sind sie solange von der Löschung ausgenommen bis der Vorfall endgültig geklärt ist.

Newsletter
Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen“-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters sowohl von unseren Servern als auch von den Servern von Cleverreach gelöscht.

Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie per E-Mail mit uns Kontakt aufnehmen, werden die in der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten über Sie von uns gespeichert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung der von Ihnen per E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Hierin liegt auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Veranstaltungsanmeldung
Wenn Sie an unseren Veranstaltungen teilnehmen möchten, benötigen wir von Ihnen Informationen, etwa Ihren Vor- und Nachnamen, um am Veranstaltungstag sicherzustellen, dass nur geladene Gäste teilnehmen können. Zudem verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die uns die Überprüfung gestattet, dass Sie mit der Anmeldung zur Veranstaltung einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Die Daten verwenden wir ausschließlich für die Organisation der Veranstaltung und geben sie nicht an Dritte weiter. Im Einzelfall bitten wir Sie um Ihre Einwilligung, um die Daten auch im Anschluss an die Veranstaltung nutzen zu können. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO) sowie auf Basis unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO) an einer ordnungsgemäßen Durchführung unserer Veranstaltungen. Widerspricht der Nutzer der Datenverarbeitung, ist es uns in diesem Fall unter Umständen nicht mehr möglich, Ihnen eine Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen. Nach Abschluss der Veranstaltung werden die Daten sowohl von unseren Servern als auch von den Servern von Guestoo gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. E-Mail-Adressen zwecks Zusendung von Informationen über weitere Veranstaltungen) bleiben hiervon unberührt. Zudem gelten im Einzelfall längere Aufbewahrungspflichten, etwa betreffend steuerrechtlich relevanten Informationen.

Soziale Medien
Wir unterhalten Onlinepräsenzen in den sozialen Netzwerken (LinkedIn und Mastodon), um die dort aktiven Nutzerinnen und Nutzer über unsere Leistungen zu informieren und bei Interesse über die Plattformen zu kommunizieren. Unsere Social Media Kanäle können nur über einen externen Link abgerufen werden. Sobald Sie unser Social Media Profil in dem jeweiligen Netzwerk aufrufen, gelten dort die Geschäftsbedingungen und Datenverarbeitungsrichtlinien der jeweiligen Betreiber. Wir haben keinen Einfluss auf die Erhebung der Daten und deren weitere Verwendung durch die sozialen Netzwerke. Es bestehen keine Erkenntnisse darüber, in welchem Umfang, an welchem Ort und für welche Dauer die Daten gespeichert werden, inwieweit die Netzwerke bestehenden Löschpflichten nachkommen, welche Auswertungen und Verknüpfungen mit den Daten vorgenommen werden und an wen die Daten weitergegeben werden. Wir machen daher ausdrücklich darauf aufmerksam, dass Ihre Daten (z. B. persönliche Informationen, IP-Adresse) von den Betreibern der Netzwerke entsprechend ihrer Datenverwendungsrichtlinien abgespeichert und für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Wir verarbeiten Daten im Hinblick auf Social Media Präsenzen insofern, als über diese bspw. Kommentare oder Direktnachrichten an uns gerichtet werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist unser berechtigtes Interesse an einer Beantwortung Ihrer Anliegen gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO.

13. Aktualität und Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und auf dem Stand vom 27.01.2025.

Die Weiterentwicklung unserer Website bzw. geänderte gesetzliche oder behördliche Vorgaben können eine Änderung bzw. Anpassung dieser Datenschutzerklärung notwendig machen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung finden Sie unter https://opensearchfoundation.org/datenschutz/.